KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN
AYDINLATMA METNİ
Genel Bilgilendirmemiz;
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”), kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacıyla çıkartılmıştır. Biz ……………( hangi şirket ise o şirketin adı yazılacaktır)……………. (Bundan böyle “Şirket” olarak anılacaktır.) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekte olduğumuzu bildiririz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile, kişisel verileri aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından belirlenen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Şirketimiz önce insan anlayışı ile ahlaki değerleri kurumsal kimliği ile bütünleştirmiş olup, KVKK’na ve ilgili mevzuata uygun olarak her türlü teknik ve hukuki tedbiri almaktadır. Şirket olarak kişisel verilerinizi ilgili mevzuata uygun şekilde kullanacağımızı beyan ederiz. Veri Sorumlusunun Kimliği
Mersis No : (..MERSİS No yazılacaktır..)
İletişim linki : (.. Varsa internet sitesi yazılacaktır..)
Tel : (..Tel No yazılacaktır..)
E-posta adresi : (..E- posta yazılacaktır..)
Adres : (..hangi şirket ise o şirketin adresi yazılacaktır..)
Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Bilgilendirme
İşbu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanun”) ile düzenlenen gerçek kişilerin “Kişisel Verilerinin” işlenmesi ve aktarılması kapsamında hazırlanmıştır. 6698 Sayılı Kanun kapsamında, şirketimiz ile paylaşmış olduğunuz tarafınıza ait her türlü güncel bilgi “Kişisel Veri” olarak kabul edilecektir.
Sizlere ait kişisel verilerin güvenliği bizler için büyük önem taşımakta olup, kişisel verileriniz mevzuatın öngördüğü şartlara uygun olarak, mümkün olan en güvenli şekilde ve hukuki yükümlülüklerin gerektirdiği süreyle, mevzuata uygun koşullarda saklanacaktır. Toplanan kişisel verileriniz; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenen, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme ilkelerine uygun olarak işlenir.
Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı Ve Hukuki Sebepleri Nelerdir?
Toplanan kişisel verileriniz; Şirketin faaliyetlerini sürdürebilmesi, Şirketin KVKK ile ilgili sair Kanun ve mevzuat tarafından öngörülen esas ve usuller doğrultusunda hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi, Şirketin hukuki, teknik, iş ve ticari güvenliğinin temini, Şirket tarafından yürütülen işlerin planlanması, Şirket stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması, Şirket insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini, memnuniyeti ölçmek amaçlı olan anketler de dahil olmak üzere araştırma çalışmaları yapılması ve analizlerinin yürütülmesi, şikayetlerin çözülmesi ve veri erişim veya düzeltme taleplerinin işleme alınması, sosyal medya süreçleri yönetilmesi ve analiz yapılması, verim raporlarının oluşturulması ve güncellenmesi, hukuki süreçler ile diğer resmi kurum ve kuruluşlarla iletişim süreçlerinin takibi ve icrası, risk yönetiminin yapılması, iş sürekliliğinin sağlanması, denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin veya hukuki taleplerin takibi, şirket faaliyet ve prosedürlerinin yürütülebilmesi, kurumsal yönetim faaliyetlerinin takibi, mali, muhasebe işlemleri ile finansal işlemlerin yürütülmesi, kullanıcıların kayıtlarının oluşturulabilmesi ve yönetilebilmesi, kullanıcılar ile ilgili olarak yasal sınırlar içerisinde değerlendirme ve analiz çalışmalarının yapılabilmesi, kullanıcıların güvenli bir şekilde giriş yapabilmesi, güvenliğin sağlanması adına kimlik doğrulama işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Otonom sistem veya programlar üzerinden veya genel olarak müşteri ilişkilerinin yönetimi, müşteriden gelen taleplerin hızlı ve doğru bir şekilde karşılanması, işlem ve hizmet güvenliğinin sağlanması, sözleşme süreçlerinin yönetilmesi, lojistik faaliyetlerin sürdürülmesi, gümrük faaliyetlerin sürdürülmesi, operasyon güvenliğinin temini, uygulama üzerinden müşterilere etkili hizmet sunulabilmesi, kullanıcıların tercihleri doğrultusunda uygulama deneyimlerinin kişiselleştirilmesi, pazarlama kampanyaları ve duyuların iletilmesi, sunulan hizmet ve ürünleri tanıtımı, pazarlama reklam ve tanıtım faaliyetleri yapmak, kullanıcı deneyimini iyileştirmek ve hizmet kalitesini artırmak amacıyla anonimleştirilmiş verilerin analizi, uygulama üzerinden yapılan ödeme ve faturalandırma işlemlerinin gerçekleştirilmesi, elektronik ortamda oluşan log kayıtlarının tutulması ve/veya temini, adli ve idari mercilerce öngörülen bilgi saklama, raporlama ve bilgilendirme yükümlülüklerini yerine getirmek, ilgili kanunlar uyarınca düzenleme yükümlülüğümüzün bulunduğu evrakların düzenlenebilmesi, tedarikçiler, iş ortakları, üçüncü taraflar ve kullanıcılar, müşteriler arasında iletişimin sağlanması, yetkili kişi, kurum veya kuruluşlara bilgi verilebilmesi, gerekli kalite ve standart denetimlerinin yapılabilmesi, genel güvenliğin temini, kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş sair yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve bu sayılanlarla sınırlı kalmaksızın KVKK’na uygun olan sair tüm amaçlarla, hukuka ve KVKK’nun amacına uygun olarak ve KVKK’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde, Şirketimiz tarafından işlenebilir. Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, Kanun kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme faaliyetine ilişkin olarak Şirketimiz tarafından açık rızanız temin edilmektedir.
Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabilecektir ?
Kişisel verileriniz yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesini sağlamak amacı ile; Şirket olarak doğrudan/dolaylı yurt içi/yurt dışı iştiraklerimize, iş ortaklarına, denetçilere, danışmanlara, grup şirketlere (ARSLAN GRANİT SERAMİK YAPI MALZ. TİC. A.Ş. , ASLAN GÜMRÜK MÜŞAVİRLİĞİ LTD. ŞTİ. , ARSLAN LOJİSTİK LTD. ŞTİ. , TWEEN GLOBAL LOJİSTİK DEPO. A.Ş., ASLAN GLOBAL GÜMRÜK MÜŞAVİRLİĞİ A.Ş.), lojistik firmalarıyla, gümrük firmalarıyla, etkinlik şirketleriyle, dijital ajanslarla, çağrı merkezi hizmet sunucularıyla, denetim şirketleriyle, bankalarla, finans kuruluşları, hukuk, vergi vb. alanlarda destek alınan danışmanlık firmalarıyla, sigorta şirketleri ve sair çözüm ortaklarımızla, yurtiçinde bulunan depolama, arşivleme, bilişim teknolojileri (sunucu, hosting, program, bulut bilişim), hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve özel kişilerle, hukuk bürolarına, güvenlik, çağrı merkezi, satış, pazarlama gibi alanlarda dışarıdan hizmet alınan üçüncü kişilerle, işbirliği içinde olduğumuz yurt içi/yurt dışı 3.kişilere, faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, iş birliği yaptığımız kişi ve kuruluşlara, çözüm ortaklarımıza, tedarikçilerimize, yurt içi/yurt dışı kuruluşlar ve diğer üçüncü kişilere, Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İşKur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri veya herhangi bir soruşturma/dava halinde Emniyet Müdürlüğü/Jandarma/Cumhuriyet Savcılığı/Mahkeme gibi yetkili tüm kurum ve kuruluşlardan gelen mevzuata uygun isteklere binaen yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek için ancak bunlarla sınırlı olmaksızın kanunen yetkili tüm resmi idari adli merci ve kurumlar ile tüm devlet kurumlarına ve özel kişilere KVKK’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri aktarma şartları kapsamında aktarılabilecektir.
Kişisel Verileriniz Ne Şekilde İşlenecektir?
KVKK uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla, Şirketimizle fiziki ve/veya elektronik ortamda sözlü ve/veya yazılı olarak paylaştığınız kişisel verilerinizin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem Şirketimizce yapılabilir. Kişisel verileriniz ayrıca fiziki arşivler ve bilişim sistemlerine nakledilerek hem dijital hem fiziki ortamlarda muhafaza edilebilecektir. Kurumsal e-posta üzerinden kişisel yazışmalar yapabilecek ve bu işveren tarafından öngörülebilecek bir durumdur. Şirket, e-posta hesabı üzerinden yapılan iletişimi yukarıda belirtilen işleme amaçları doğrultusunda denetleyebilecektir.
Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi Nedir?
Kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından veya Şirketimiz adına veri işleyen gerçek/tüzel kişiler tarafından, internet sitemiz, mobil uygulamalar, çağrı merkezi ve fiziki kanallar gibi farklı kanallarda icra edilen teknik ve süreçsel yöntemlerle, satış ve pazarlama departmanı çalışanlarımız, müşteri ziyaretlerinde toplanan formlar, başvuru formları, muhtelif sözleşmeler, her türlü bilgi formları, anketler, iş başvuru formları, iş sözleşmeleri, sosyal medya uygulamaları, müşterilerimizden/tedarikçilerimizden/iş ortaklarımızdan gelen yazılı, sözlü ve dijital bildirimler, dijital pazarlama, E-posta, SMS, burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığı ile açık rızanız ya da KVKK’da öngörülen diğer veri işleme şartları kapsamında toplanmaktadır. Kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ nun 5 inci ve 6 ncı maddelerinde ifade edilen; İlgili kişinin açık rızasının alınması zorunlu hallerde açık rızasına, Kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde ilgili kanun hükümlerine, Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olmasına, Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olmasına, Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olmasına, İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olmasına, Şirket tarafından faaliyetlerinin sürdürülebilmesi amacıyla, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuat tarafından öngörülen esas ve usuller doğrultusunda işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçların ve hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesine istinaden; başvuru formları, web siteleri üyelik ve iletişim formları, web siteleri e-bülten kayıt formları, çerezler, iş başvuru formları gibi kanallarla da işlenmektedir.
Verilerin Güncel Olması Zorunluluğu;
KVKK’nun 4. maddesi uyarınca Şirketimizin kişisel verilerinizi doğru ve güncel olarak tutma yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu kapsamda Şirketimizin yürürlükteki mevzuattan doğan yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için kişisel veri sahiplerinin Şirketimizle doğru ve güncel kişisel verilerini paylaşması veya Şirketimize bildirmiş olduğu kişisel verilerini güncellemesi gerekmektedir.
Kişisel Verilerin Saklanması Ve İmha Edilmesi;
Şirketimiz, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesi amacı doğrultusunda, işleme amacıyla orantılı bir şekilde saklamaktadır. Kişisel veriler, işlenme amacının ve/veya sebebinin ortadan kalkmış olması durumunda ilgili mevzuatın gerektirdiği süre sonuna kadar saklanmaktadır. Kişisel verilerin işlenme amacı ve sebebi ortadan kalktığında yasalardan kaynaklanan yükümlülüklerimizin temini için gerekli zamanaşımı süreleri tamamlandığında kişisel veriler imha edilecektir.
Kişisel Veri Sahibinin Hakları Nelerdir ?
Bu kapsamda kişisel veri sahipleri, KVKK madde 11 uyarınca Şirketimizden;
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
-KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
-İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
-Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.